Política de tratamiento y protección de datos personales
La Ley 1581 de 2012, por medio de la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales en Colombia, tiene aplicación a los datos personales que se encuentren registrados o depositados en cualquier base de datos que los haga susceptible de Tratamiento. Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y a su Decretos Reglamentarios, TRANSACUACAR S.A.S adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades comerciales o laborales producto de la actividad económica de la empresa.
De esta manera, TRANSACUACAR S.A.S manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad y el buen nombre, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, seguridad y confidencialidad.
El presente Manual está destinado a aplicarse al Tratamiento de datos personales que no se encuentren excluidos de modo expreso por la Ley. Se excluyen de la aplicación de la Ley:
- Bases de datos mantenidas en ámbitos exclusivamente personales o domésticos (siempre que no vayan a ser suministradas a terceros, caso en el cual, se deberá informar y solicitar autorización del Titular).
- Bases de datos y archivos relacionados con seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección y monitoreo de lavado de activos o actividades de financiación del terrorismo.
- Bases de datos que contengan información de inteligencia y contrainteligencia.
- Bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales.
- Bases de datos y archivos regulados por el régimen de hábeas data financiero y crediticio.
- Bases de datos relacionadas con censos de población y vivienda.
Para el Tratamiento de datos personales, TRANSACUACAR S.A.S tendrá en cuenta las siguientes definiciones:
a) Autorización: consentimiento previo (o concurrente) expreso e informado del Titular para autorizar y permitir el Tratamiento de sus datos personales.
b) Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
c) Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
d) Dato personal público: Son aquellos datos personales que las normas y la Constitución han determinado expresamente como públicos y, para cuya recolección y tratamiento, no es necesaria la autorización del titular de la información. (Ej. Dirección, teléfono, datos contenidos en sentencias judiciales ejecutoriadas, datos sobre el estado civil de las personas, entre otros.) Nota. al tener la fotocopia de la cedula ya hay datos sensibles
e) Dato personal semiprivado: Son datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. Para su tratamiento se requiere la autorización expresa del titular de la información. (Ej. Dato financiero y crediticio).
f) Dato personal privado: Es un dato personal que por su naturaleza íntima o reservada solo interesa a su titular y para su tratamiento requiere de su autorización expresa. (Ej. Nivel de escolaridad).
g) Dato personal sensible: Es aquel dato personal de especial protección, por cuanto afecta la intimidad del titular y su tratamiento puede generar discriminación. NO puede ser objeto de tratamiento a menos que sea requerido para salvaguardar un interés vital del titular o este se encuentre incapacitado y su obtención haya sido autorizada expresamente.
h) Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
i) Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre las bases de datos y/o el Tratamiento.
j) Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
k) Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
tratamiento se requiere la autorización expresa del titular de la información. (Ej.
Dato financiero y crediticio).
f) Dato personal privado: Es un dato personal que por su naturaleza íntima o
reservada solo interesa a su titular y para su tratamiento requiere de su
autorización expresa. (Ej. Nivel de escolaridad
g) Dato personal sensible: Es aquel dato personal de especial protección, por
cuanto afecta la intimidad del titular y su tratamiento puede generar discriminación. NO puede ser objeto de tratamiento a menos que sea requerido para salvaguardar un interés vital del titular o este se encuentre incapacitado y su obtención haya sido autorizada expresamente.
h) Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
i) Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre las bases de datos y/o el Tratamiento.
j) Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
k) Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
I. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Nombre de la Compañía: TRANSPORTE ACUATICOS DE CARTAGENA SAS
Domicilio y dirección: BOSQUE AVENIDA PEDRO VELEZ 45-50
Teléfono: 312 897 1118
Correo electrónico: contabilidad@cocolisoresort.com.co
II. MARCO LEGAL
Constitución Política, artículo 15.
Ley 1266 de 2008
Ley 1581 de 2012
Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, Decreto 1377 de 2013.
III. ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de TRANSACUACAR S.A.S cuyo titular sea una persona natural.
IV. PRINICIPIOS
Para efectos de garantizar la protección de datos personales, TRANSACUACAR S.A.S aplicará los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberá realizar el tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales:
- Principio de legalidad: Los datos y el tratamiento que se le haga a los mismos deben estar bajo las disposiciones legales y regladas por las mismas.
- Principio de finalidad: El manejo de los datos debe tener una finalidad específica, acorde con principios legales y siguiendo las políticas del tratamiento de datos, las cuales deberán ser informadas al titular.
- Principio de libertad: Solo se podrán ejercer actuaciones con permiso expreso y tácito del titular, habiéndole informado las mismas políticas y realizaciones que se fueran a ejecutar con los datos en mención. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
- Principio de veracidad: la información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
- Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento de datos personales, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de confidencialidad: Todas las personas que en TRANSACUACAR S.A.S, administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
V. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN
De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:
a. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente TRANSACUACAR S.A.S en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a TRANSACUACAR S.A.S para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
c. Ser informado por TRANSACUACAR S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante TRANSACUACAR S.A.S.
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.
Estos derechos podrán ser ejercidos por:
- El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición TRANSACUACAR S.A.S
- El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
- Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.
VI. DERECHOS DE LOS NIÑOS Y ADOLESCENTES
En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros:
a. Responder y respetar el interés superior de los menores
b. Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.
Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.
VII. DEBERES DE LA EMPRESA. COMO RESPONSABLE Y ENCARGADA DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
En el tratamiento y protección de datos personales, TRANSACUACAR S.A.S. tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:
-
Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
-
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
-
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
-
Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
-
Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
-
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
-
Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
-
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
-
Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
-
Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
-
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
-
Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
-
Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
-
Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se entra autorizado el tratamiento de sus datos.
-
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
-
Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
-
Evitar la transferencia de datos personales a países terceros que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. (El Artículo 26 de la ley 1581 de 2012).
VIII. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO
El tratamiento de los datos personales de clientes, proveedores, aspirantes, empleados, contratistas, o de cualquier persona con la cual TRANSACUACAR S.A.S tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal para la actividad económica de TRANSACUACAR S.A.S.
En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:
- Desarrollar la misión de TRANSACUACAR S.A.S
- Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo pero sin limitarse a las tributarias y comerciales.
- Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a ex empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.
- Cumplir todos sus compromisos contractuales en la prestación del servicio de aseo.
IX. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS
TRANSACUACAR S.A.S., procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD., es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.
X. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD
Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, TRANSACUACAR S.A.S. Adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
La confidencialidad y la integridad de los datos almacenados en los sistemas de información de TRANSACUACAR S.A.S están protegidos por códigos de acceso (usuarios) y contraseñas (password) que aseguran que solamente empleados autorizados tengan acceso.
El área de Sistemas o Informática es responsable de la administración de los controles de acceso a todos los sistemas de Información de la compañía, así como a los diferentes servicios ofrecidos como Internet, Intranet, VPN, carpetas compartidas, etc. El área de Sistemas o Informática deshabilitará los códigos de usuario de las personas que se encuentren en vacaciones, incapacitados y/o en permisos remunerados o no remunerados, según se encuentre el registro respectivo en el Sistema de información de Nómina, y serán habilitados de la misma forma. Igualmente se inactivaran los códigos de usuario de los empleados que sean retirados de la nómina.
XI. PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
Los titulares de los datos podrán en cualquier momento interponer y seguir alguno de los siguientes procedimientos en pro de la defensa de sus derechos, incluyendo la actualización, cambio o modificación de los datos generados.
- CONSULTAS: los titulares podrán consultar la información básica de las bases de datos que se encuentren en TRANSACUACAR S.A.S; esta solicitud la podrá presentar mediante un escrito, o de forma verbal, pero siempre identificándose debidamente.
- RECLAMOS: el titular de los datos que considere que la información generada no es correcta, o no está siendo bien administrada, o no se le está dando un buen uso, podrá generar el respectivo reclamo por medio escrito o verbal en nuestra compañía o con la persona encarda para ello, respecto al reclamo que se genere, se dará respuesta en el menor tiempo posible y se ejercerán los cambios que sean necesarios.
- SOLICITUDES: para la realización de cambios, modificaciones, o actualizaciones de los datos contenidos, debe realizarse solicitud vía escrita o verbal.
XII. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
TRANSACUACAR S.A.S. será la responsable del tratamiento de los datos personales. Los departamentos jurídicos, comerciales y financieros será el encargado del tratamiento de los datos personales, por cuenta de TRANSACUACAR S.A.S.
XIII. VIGENCIA
La presente política rige a partir del (1) primero de febrero del 2021.
AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 “Por medio del cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” con la firma de este documento manifiesto que he sido informado por TRANSACUACAR S.A.S de lo siguiente:
-
TRANSACUACAR S.A.S actuara como Responsable del Tratamiento de datos personales de los cuales soy titular y que conjunta o separadamente podrán recolectar, usar y tratar mis datos personales conforme la Política de Tratamiento de Datos Personales.
-
Es de carácter facultativo o voluntario responder preguntas que versen sobre datos sensibles o sobre menores de edad.
-
Mis derechos como titular de los datos son los previstos en la Constitución y la ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir mi información personal, así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales.
-
Los derechos pueden ser ejercidos a través de los diferentes canales dispuestos por TRANSACUACAR S.A.S y observando la Política de Tratamiento de Datos Personales, para cualquier inquietud o información adicional relacionada con el tratamiento de datos personales, puedo contactarme al correo electrónicoreservas@cocolisoresort.com.co y así mismo podre radicar cualquier tipo de requerimiento relacionado con el tratamiento de mis datos personales.
-
TRANSACUACAR S.A.S Garantizara la confidencialidad, libertad, seguridad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida de mis datos y se reservan el derecho de modificar su Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento. Cualquier cambio será informado y publicado oportunamente en la cartelera dispuesta en la empresa para ello.
Teniendo en cuenta lo anterior, autorizo de manera voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca a TRANSACUACAR S.A.S para tratar mis datos personales de acuerdo con la Política de Tratamiento de Datos Personales y para los fines relacionados con su objeto social y en especial para fines legales, contractuales y comerciales descritos en la Política de Tratamiento de Datos Personales de esta. La información obtenida para el Tratamiento de mis datos personales la he suministrado de forma voluntaria y es verídica.
Se firma en Cartagena, el 1 de febrero del 2021.
